Além de algumas fantasias contadas por auditados sobre seu sistema de gestão, há ainda as anedotas ditas como verdades durante a auditoria. Vamos conversar sobre algumas delas.
Caros leitores do blog Análise Crítica.
A minha jornada profissional me fez ocupar diversas cadeiras (funções), neste blog específico como auditor (primeira, segunda e terceira parte) e auditado. Tenho certeza de que muitos dos leitores deste blog também já passaram ou estão passando por estas experiências. A vivência tem me mostrado que todos os lados têm seus prós e contras, embora o outro lado pense que existam apenas prós, ou será que os contras estão somente quando eu sou auditor ou auditado?
Um dos contras como auditor é a mesma piada contada em todas as empresas e eu ainda tenho que fazer cara de novidade. A piada é a seguinte:
Quais são as três maiores mentiras na auditoria?
A primeira é quando o auditado recebe o auditor com a frase: “seja bem-vindo”,
A segunda é quando o auditor diz: “vim para ajudar”, e a
Terceira é quando o auditado diz: “volte sempre”.
O que fazer para tornar esta piada, verdadeiramente uma piada?
Para que o auditor seja bem-vindo é necessário que o sistema de gestão esteja verdadeiramente implementado e mantido, que não seja um “circo” com uma lona cheia de furos e vários artistas contracenando dentro de um ambiente cheio de luzes e cores, mas totalmente “fantasioso”. Demonstrar a real capacidade do sistema de gestão é fundamental para que se crie um ambiente de confiança entre auditor e auditado. Isto faz parte das boas-vindas, lembrando que a chegada não é a primeira fase de uma auditoria, primeiro vem o “convite” (sincero) através do envio dos documentos e dados da organização.
A segunda parte cabe ao auditor fazer a sua parte, vir realmente para ajudar, e ajudar não significa sair de uma auditoria sem identificar nenhuma não conformidade. Um sistema de gestão pode melhorar através da identificação de não conformidades que possam colocar em “risco” o atendimento aos requisitos do cliente ou não atender aos requisitos da própria organização. Qual a organização que não agradeceria realmente uma auditoria que pudesse identificar um problema dentro do sistema de gestão que prevenisse um “recall - chamamento”, ou um aumento nos custos da não qualidade? “Ajudar” significa identificar falhas no sistema de gestão que impede a organização de ter níveis altos de satisfação do cliente. “Não ajudar” significa dar não conformidade de “picuinhas”, por exemplo: etiquetas não legíveis de material indireto, falta de procedimentos documentados que não são relevantes para o cliente e para o sistema de gestão. “Não ajudar” significa não relatar não conformidades que gerarão problemas no futuro para a organização somente para não “desagradar” um grande contrato de certificação.
A terceira parte cabe às duas partes. Voltar sempre, significa que ambas concordam que o sistema de gestão precisa e deve melhorar sempre, pois existe um mercado, clientes, concorrentes e o sistema de gestão precisa fazer com que as partes interessadas de uma organização fiquem satisfeitas hoje e amanhã com os produtos e serviços oferecidos.
Conclusão: se não houver um convidado e um anfitrião não há o que se comemorar. Se não houver auditor e auditado não haverá organização...
Teste sobre o comportamento da sua organização a partir de uma auditoria de terceira parte.
1) A orientação dada para seus colaboradores durante uma auditoria é:
(a) responda a todas as perguntas do auditor de modo claro e preciso
(b) mostre apenas o que for bom para o processo
(c) enrole o mais que você puder
2) Os guias são orientados para:
(a) Levar os auditores para os gestores dos processos
(b) Responder às perguntas do auditor quando o gestor do processo não souber responder
(c) Zanzar com o auditor para ele perder tempo
3) Os procedimentos tem datas de corte (alteração):
(a) sempre que necessário (no prazo)
(b) sempre com atrasos
(c) coincidentemente alguns dias antes da auditoria
4) Os registros têm o tempo de retenção de:
(a) no mínimo o necessário (incluindo requisitos legais)
(b) no mínimo o requisito legal
(c) menor possível para não deixar rastros de problemas
5) Os processos são identificados e suas interações são:
(a) realistas e demonstram claramente o sistema de gestão - LEAN
(b) realistas
(c) complexas, longas, confusas e as interações exigem um supercomputador para desvendar
6) O tempo para se explicar um processo e sua interação é:
(a) autoexplicativo
(b) entre 15 e 30 minutos
(c) tempo contado em dias, semanas, ....
Resposta: alternativa (a)= 10 pontos, (b) = 5 pontos e (c) = 0 ponto (zero)
50 – 60 pontos = podem rir que é uma piada
30 - < 50 pontos = piada, mas ninguém entendeu
Menos que 30 pontos = tá rindo do que inocente....
Gostou deste post e da proposta do blog? Que tal o Análise Crítica? Seja o(a) primeiro(a) a deixar um comentário aqui. Para saber mais sobre o Análise Crítica, clique aqui. E não deixe de nos acompanhar nas redes sociais – LinkedIn.
